Guide complet de Tralo Admin pour les administrateurs d'organisation

Ce guide s'adresse aux personnes qui administrent un établissement, une entreprise ou une autre organisation cliente dans Tralo Admin. Il décrit la console réellement disponible : les rubriques visibles, les actions possibles, les contrôles de sécurité et les limites actuelles. Selon votre rôle, votre périmètre et votre contrat, certaines rubriques peuvent ne pas apparaître.

1. Activer son accès administrateur

L'accès commence toujours par une invitation envoyée à une adresse e-mail précise. Le lien est nominatif : le compte utilisé doit porter exactement la même adresse, et cette adresse doit être vérifiée avant l'acceptation.

1. 1Ouvrez le lien reçu sur l'adresse invitée. Ne le transférez pas à une autre personne.
2. 2Si vous avez déjà un compte Tralo à cette adresse, connectez-vous avec ce compte. Sinon, choisissez Créer mon compte, renseignez votre identité, créez un mot de passe d'au moins 12 caractères et acceptez les conditions proposées.
3. 3Si le compte vient d'être créé, ouvrez l'e-mail de vérification, validez l'adresse, puis revenez sur l'invitation.
4. 4Cliquez sur Accepter et rejoindre. Si un autre compte est connecté dans le navigateur, déconnectez-le d'abord.
5. 5Configurez la 2FA : confirmez votre mot de passe, scannez le QR code avec une application d'authentification, conservez les codes de secours hors de votre messagerie et saisissez un premier code.
6. 6Lors des connexions suivantes, utilisez votre mot de passe puis le code à 6 chiffres de l'application, ou un code de secours. Certaines actions sensibles demandent une nouvelle vérification 2FA si l'élévation de la session n'est plus assez récente.

Pour choisir ou remplacer la toute première personne responsable, consultez Désigner le gestionnaire initial d'une organisation.

2. Comprendre les rôles, les licences et les portées

Administrateur de l'organisation ou administrateur de la plateforme

Un rôle accorde des permissions. Une licence décrit l'usage du produit et son décompte contractuel. Une portée limite éventuellement le rôle à une unité. Ces trois réglages sont distincts et une personne peut cumuler plusieurs rôles.

Les rôles disponibles dans une organisation

Les licences proposées

3. Se repérer dans la console

En haut de l'écran, le sélecteur permet de passer d'une organisation autorisée à une autre. La recherche ouvre la liste des membres, la cloche renvoie aux points d'attention de l'organisation, l'icône d'aide ouvre ce centre d'aide et le bouton de sortie ferme la session Admin renforcée. Votre compte Tralo reste connecté : un nouveau code 2FA sera demandé pour rouvrir la console. Sur mobile, le menu latéral s'ouvre avec le bouton de navigation.

4. Préparer l'organisation dans le bon ordre

1. 1Dans Paramètres, vérifiez le nom public, la raison sociale, le domaine principal, la langue et le fuseau horaire.
2. 2Dans Structure, construisez les unités qui serviront aux rattachements des membres, aux portées des rôles et aux contenus.
3. 3Dans Membres, vérifiez qu'au moins deux personnes de confiance peuvent assurer la continuité, puis attribuez les rôles selon le principe du besoin d'en connaître. Le dernier propriétaire reste protégé.
4. 4Vérifiez les limites dans Facturation avant une campagne d'invitations, surtout si la limite de licences est stricte.
5. 5Invitez les personnes individuellement ou, si votre contrat le permet, préparez un CSV de 50 lignes maximum.
6. 6Définissez le circuit de revue des contenus : responsables, relecteurs, personnes autorisées à publier et périmètres d'unité.
7. 7Consultez régulièrement les points d'attention, la sécurité et le journal d'audit.

5. Gérer les membres et les invitations

Inviter une personne

1. 1Ouvrez Membres puis cliquez sur Inviter un membre.
2. 2Saisissez l'e-mail, le prénom et le nom, puis choisissez le rôle, la licence et la portée. Vous pouvez ajouter un message facultatif.
3. 3Vérifiez l'adresse : l'invité devra utiliser exactement celle-ci. Cliquez sur Créer et envoyer.
4. 4Suivez l'état dans Invitations. Tant qu'elle est en attente, vous pouvez la renvoyer avec un nouveau jeton ou la révoquer.
5. 5Après acceptation, contrôlez le rôle, la licence, les unités, le statut et l'état de la 2FA dans Membres.

Une invitation en attente ne consomme pas encore de licence. La limite contractuelle est contrôlée lors de l'acceptation : avec une limite stricte et plus aucune place disponible pour la licence choisie, l'acceptation échoue. Le rôle Propriétaire n'est pas proposé dans une invitation ordinaire ; un propriétaire actif peut promouvoir un membre après son arrivée.

Importer des invitations par CSV

Le bouton Importer un CSV apparaît seulement si votre rôle permet d'inviter et si la fonctionnalité csv_import est active. L'import crée des invitations ; il ne crée pas immédiatement des membres actifs et ne réserve pas les licences avant acceptation.

• Maximum : 50 personnes par fichier, avec une adresse unique par ligne.
• Colonne obligatoire : email. Colonnes reconnues : first_name, last_name, role, license et unit_path ou unit. Les séparateurs virgule et point-virgule sont acceptés.
• Sans valeur explicite, le rôle est author et la licence creator.
• Le rôle organization_owner est interdit dans le CSV. Les rôles limités à une unité exigent une unité active ; utilisez le chemin complet si plusieurs unités portent le même nom.
• La console prévisualise les lignes et estime les licences qui seront consommées à l'acceptation. Après l'envoi, un rapport indique le résultat de chaque ligne.

Administrer les membres existants

La liste se recherche par nom ou e-mail et se filtre par statut, licence, rôle, unité et dernière activité. Elle peut afficher 10, 25 ou 50 lignes par page. Selon vos permissions, le panneau Gérer permet d'attribuer ou retirer un rôle, changer la licence, remplacer les rattachements d'unités, suspendre, réactiver ou désactiver un membre.

• Suspendre retire temporairement l'accès ; Réactiver le rétablit si une licence est disponible.
• Désactiver retire les rôles actifs. Vous pouvez transférer les contenus dont la personne était responsable à un autre membre actif, ou les laisser sans responsable nominatif.
• Seuls les membres actifs sont comptés dans les licences Créateur et Admin seul ; suspendre ou désactiver libère donc la place correspondante.
• Les actions groupées disponibles sont la suspension, la réactivation et le changement de licence. Elles portent sur 50 membres maximum et sont atomiques : en cas d'erreur de portée, de licence, d'état ou de protection du dernier propriétaire, aucun membre du lot n'est modifié.
• Le dernier propriétaire actif ne peut jamais perdre son rôle, être suspendu ou être désactivé tant qu'un autre propriétaire actif n'assure pas la continuité.

Exporter l'annuaire

Le bouton Exporter les membres produit un CSV de toute l'organisation avec l'identifiant, le nom, l'e-mail, le statut, la licence, les rôles, les unités, la 2FA, la date d'arrivée et la dernière activité. Il exige une portée sur toute l'organisation, la permission d'export et une vérification 2FA récente. L'export est audité et limité à dix générations par heure et par administrateur.

6. Construire et faire évoluer la structure

La structure est un arbre. Une unité peut être un campus, une faculté, un département, une école, une équipe, un service, un programme ou un autre type. Elle peut contenir des sous-unités ; une portée attribuée à sa racine couvre aussi les descendants actifs.

• Ajouter une unité : choisissez son nom, son type et son parent. Un administrateur limité à une branche doit rester dans cette branche.
• Modifier : changez le nom ou le type sans modifier les contenus.
• Déplacer : choisissez un nouveau parent ; toute la branche suit. Une unité ne peut pas être déplacée sous elle-même ni sous l'un de ses descendants.
• Archiver : saisissez exactement le nom pour confirmer. Les sous-unités actives doivent d'abord être déplacées ou archivées. Si des membres ou des portées de rôle actifs sont rattachés à l'unité, une unité de remplacement est obligatoire et reçoit les rattachements et portées transférables.
• L'archivage d'une unité ne supprime pas ses contenus : ils restent attachés à l'unité archivée.

7. Relire, approuver et publier les contenus

La rubrique Contenus n'apparaît que si shared_library est inclus et si votre rôle autorise sa lecture. Elle liste les histoires appartenant à l'organisation dans votre périmètre. Les histoires personnelles ne deviennent pas automatiquement des contenus de l'organisation, et la console Admin n'est pas un éditeur de scènes.

Responsabilité, unité et visibilité

Un responsable de contenus peut attribuer un responsable nominatif, une unité et une visibilité Privé, Unité, Organisation ou Public, avec un motif. Un contenu publié doit d'abord être dépublié avant de changer ces métadonnées. Dans une portée limitée, l'unité est obligatoire et doit appartenir au périmètre visible.

Le circuit de revue

1. 1Le responsable ouvre le contenu, vérifie sa responsabilité, son unité et sa visibilité, puis clique sur Demander une revue. Un contenu déjà publié doit être dépublié avant une nouvelle demande.
2. 2Le relecteur consulte dans la console la description, toutes les scènes, les choix, les destinations, les explications et les images consultables, ainsi que le contrôle de modération attaché exactement à cette version.
3. 3Il saisit un motif et choisit Approuver ou Rejeter. Le rejet reste possible si aucun contrôle exact n'est disponible ; l'approbation est verrouillée tant que la version courante n'a pas un contrôle autorisant cette version.
4. 4Une personne disposant du droit de publication peut publier avec un motif si la version est approuvée, si le contrôle de modération courant l'autorise et si la visibilité n'est pas Privé. Une visibilité Unité exige une unité active.
5. 5La dépublication coupe le partage et conserve l'historique de revue. Toute modification éditoriale ultérieure invalide automatiquement l'approbation de la version précédente : il faut relancer la revue.

8. Lire les statistiques sans surveiller les personnes

La Vue d'ensemble affiche les membres actifs sur 30 jours, les histoires créées et publiées et, pour une portée globale, les lectures et complétions provenant de snapshots agrégés. Avec une portée sur toute l'organisation, la page Statistiques, si organization_analytics est inclus, présente jusqu'à 90 jours de snapshots quotidiens : membres actifs, licences créateur actives, histoires créées et publiées, lectures et complétions.

• Les chiffres servent à suivre des tendances d'organisation ; la console ne lit pas les sessions individuelles de lecture pour construire ces écrans.
• Aucun chiffre n'est inventé. Avant le premier snapshot quotidien, la page affiche un état vide.
• Les snapshots quotidiens ne sont actuellement pas ventilés par unité. La page Statistiques reste donc vide pour un administrateur limité à un campus ; les membres actifs et les contenus de son périmètre restent visibles dans la Vue d'ensemble, mais pas les agrégats globaux de lectures et de complétions.

9. Suivre la facturation et les licences

La page Facturation et licences est réservée aux rôles disposant d'une portée globale de facturation. Elle affiche le statut et le type du contrat, sa période, les licences Créateur et Admin seul utilisées par les membres actifs, l'e-mail de facturation et le mode de limite : stricte ou dépassement encadré. Les offres personnelles Basic, Essentiel et Pro ne modifient pas ces limites d'organisation.

• Le Propriétaire et le rôle Facturation peuvent modifier l'e-mail de facturation. Cette adresse reçoit les échanges financiers mais ne crée aucun accès administrateur.
• La page affiche les compteurs Créateur et Admin seul. Un éventuel plafond contractuel de licences Lecture n'est pas affiché dans cet écran et reste contrôlé côté serveur.
• Le prix, le nombre de licences achetées, la date de fin, le type de contrat et les fonctionnalités négociées ne sont pas modifiables dans la console cliente.
• Les alertes de la vue d'ensemble signalent notamment les seuils de licences et l'échéance du contrat. Avec un dépassement autorisé, celui-ci reste signalé ; avec une limite stricte, une nouvelle acceptation ou réactivation peut être refusée.
• Pour modifier le contrat ou augmenter une limite, utilisez Demander une modification dans la page Facturation ou écrivez à [email protected].

10. Contrôler la sécurité, l'accès support et l'audit

Sécurité

La page Sécurité est globale à l'organisation. Elle indique les administrateurs actifs et l'état de leur 2FA, les domaines enregistrés et les accès support temporaires actuellement ouverts. La présence d'un domaine principal dans Paramètres ne le vérifie pas : le modèle de validation DNS existe, mais aucun parcours de configuration de domaine n'est actuellement disponible dans la console cliente.

L'équipe Tralo ne reçoit pas d'accès permanent aux contenus clients. Lorsqu'un accès support est nécessaire, la demande doit être motivée, approuvée par une autre personne autorisée de l'équipe Tralo, limitée à 24 heures au maximum et strictement en lecture seule. La page Sécurité affiche l'adresse du membre du support, le motif et l'expiration ; les responsables concernés sont notifiés à l'ouverture et à la révocation. Chaque étape est auditée. L'organisation cliente peut consulter un accès actif, mais elle ne dispose pas dans cette page d'un bouton pour l'approuver, le refuser ou le révoquer.

Journal d'audit

Si audit_log est actif, le journal affiche jusqu'aux 200 événements les plus récents autorisés par votre portée : date, action, type et identité de l'acteur, cible et adresse IP disponible. Il couvre les actions sensibles sans conserver de mot de passe, de secret ni de jeton. Un rôle limité à une unité ne voit que les événements rattachables à son périmètre.

Export administratif JSON

Depuis Sécurité, Exporter les données produit un fichier JSON limité à votre organisation. Il contient l'identité administrative de l'organisation, les unités, les membres, les rôles, les invitations, les contrats, les fonctionnalités contractuelles, les métadonnées des histoires, les alertes et le journal d'audit. Les secrets et les jetons d'invitation en sont exclus.

11. Comprendre l'état des intégrations

La page Intégrations est une page d'état, pas encore un assistant de connexion. Elle compare ce que prévoit le contrat et ce qui est réellement enregistré côté serveur. Elle peut afficher Non inclus au contrat, En préparation ou Configuré.

12. États de l'organisation et mode lecture seule

En cas de lecture seule inattendue, commencez par vérifier le badge de statut sur la Vue d'ensemble et la situation contractuelle dans Facturation. Si ces pages sont inaccessibles avec votre rôle, demandez à un propriétaire ou au responsable Facturation de vérifier.

13. Bonnes pratiques d'exploitation

• À chaque arrivée : vérifier l'adresse, attribuer le rôle minimal, la bonne portée et la licence prévue, puis contrôler l'acceptation et la 2FA.
• À chaque départ : transférer les contenus gérés, désactiver le membre et vérifier qu'un propriétaire actif assure toujours la continuité.
• Chaque semaine : traiter les invitations en attente, les alertes de licences, les contenus en revue et les administrateurs sans 2FA active.
• Chaque mois : revoir les rôles et portées, les unités archivables, les accès support, les tendances agrégées et les événements d'audit.
• Avant une échéance ou une suspension : générer les exports autorisés et demander suffisamment tôt toute modification contractuelle.
• Lors d'un incident : ne modifiez pas plusieurs paramètres à la fois ; notez l'heure, la page, l'action, le message exact et la personne concernée avant de contacter le support.

14. Obtenir de l'aide

Si une invitation n'arrive pas, si le dernier propriétaire n'est plus joignable, si une organisation reste en lecture seule ou si une action autorisée échoue, contactez le support Tralo à [email protected]. Indiquez le nom de l'organisation, l'adresse du compte concerné, la rubrique, l'action tentée, le message exact, la date et l'heure. Ajoutez une capture si elle ne contient aucun secret.